LULUS DARI KAMPUS: INILAH PROSES PENYETARAAN IJAZAH LUAR NEGERI

24 June 2019

Mengenyam pendidikan di luar negeri tentunya membuahkan dokumen yang menggunakan Bahasa dari negara tempat mengenyam pendidikan. Terkhusus di Tiongkok, ada beberapa kampus yang menggunakan Bahasa mandarin, dan adapula yang mengeluarkan dokumen dalam Bahasa Inggris. Untuk persayaratn penyetaraan Ijazah di Indonesia cukup dilakukan di Kementerian Riset, Teknologi dan Pendidikan Tinggi (Kemenristekdikti), yang sebelumnya perlu mendapatkan dokumen dari CDGDC (China Academic Degree and Graduate Education Development Centre) dan Surat Keterangan Sekolah dari KBRI. Ada satu hal yang bisa dilakukan kembali jika memang dibutuhkan untuk lulusan luar negeri yang juga ingin melanjutkan sekolah/kerja di beberapa negara tertentu, yaitu legalisasi dokumen. Perlu diingat bahwa proses legalisasi dokumen adalah proses yang terpisah dari proses penyetaraan Ijazah di CDGDC dan Indonesia. Jadi semua tergantung dari kebutuhan dan rencana yang ingin di lakukan.

Apa itu proses penyetaraan ijazah?

Proses penyetaraan ijazah dilakukan oleh teman-teman mahasiswa yang berkuliah di luar negeri dan memiliki tujuan ingin bekerja di intansi pemerintah atau instansi swasta lainnya di Indonesia seperti seleksi untuk CPNS (Calon pegawai Negeri Sipil), dll. 

Dokumen apa sajakah yang diperlukan untuk proses penyetaraan ijazah ?

Secara umum untuk melakukan proses penyetaraan ijazah terdapat beberapa dokumen yang perlu dipersiapkan seperti dokumen CDGDC (China Academic Degree and Graduate Education Development Centre) atau (Instansi pendukung jika menempuh pendidikan di Tiongkok), surat keterangan sekolah, kurikulum, dan silabus program. Terdapat dua hal yang penting untuk diperhatikan dalam proses penyetaraan ijazah yakni teman-teman harus memeriksa apakah universitas dan jurusan tempat teman-teman menuntut ilmu sudah terdaftar di Kemenristekdikti ataukah belum terdaftar. 

Bagaimana jika kampus/prodi belum terdaftar di situs Kemenristekdikti?

Jika sudah terdaftar maka teman-teman hanya mempersiapkan dokumen yang telah disebutkan di atas, tetapi jika belum terdaftar maka terdapat dokumen tambahan yang perlu dipersiapkan yakni surat akreditasi baik universitas maupun jurusan. Untuk surat akreditasi, kurikulum dan silabus, dapat teman-teman peroleh dari International Office di kampus masing-masing. Jika dokumen-dokumen tersebut masih dalam bahasa Mandarin, usahakan teman-teman menerjemahkannya terlebih dahulu.

Apa itu dokumen CDGDC?

Dokumen CDGDC (China Academic Degree and Graduate Education Development Center) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemerintah Tiongkok sebagai bentuk verifikasi bagi beberapa negara yang bekerja sama dengan institusi CDGDC bahwa ijazah yang bersangkutan benar dari kampus asal mahasiswa dan telah diverifikasi oleh Kementerian Pendidikan setempat. Dokumen yang bisa diverifikasi oleh CDGDC antara lain seperti ijazah kelulusan, ijazah gelar, transkrip nilai, dan sertifikat keahlian. Verifikasi semua atau salah satu jenis ijazah dan sertifikat tersebut dibutuhkan untuk semua jenjang pendidikan tinggi di China, baik program sarjana, master, maupun doktoral. Verifikasi tersebut dilakukan pada salah satu jenis ijazah saja, CDGDC tidak mengharuskan semua jenis ijazah untuk diverifikasi. Verifikasi ijazah di CDGDC dapat dilakukan secara online di halaman website CDGDC: cdgdc.edu.cn. Untuk lebih memahami proses verifikasi ijazah di CDGDC teman-teman dapat mengunjungi halaman website https://www.ppitiongkok.org/panduan-verifikasi-ijazah-cdgdc/

Dokumen yang diperlukan untuk mengajukan CDGDC?

Jika sertifikat kelulusan dan sertifikat ijazah sudah keluar dari kampus, maka softcopy bisa di Upload di situs untuk ditindaklanjuti oleh CDGDC.

Bagaimana dengan Surat Keterangan Sekolah?

Untuk langkah berikutnya adalah memperoleh surat keterangan sekolah yang dikeluarkan oleh Atdikbud (Atase Pendidikan dan Kebudayaan) KBRI setempat, dengan menyerahkan dokumen yang disyaratkan dan hasil CDGDC yang telah diperoleh sebelumnya secara langsung atau dapat dikirimkan via email (atdikbud.beijing@yahoo.com) jika tempat tinggal teman-teman jauh dari lokasi KBRI, untuk kemudian dapat diverifikasi kebenarannya sebelum ditindaklanjuti ke Kemenristekdikti. Adapun detail proses tersebut dapat dilihat di bagan skema alur proses penyetaraan ijazah di bawah ini:

Untuk skema penyetaraan ijazah yang dilakukan oleh lulusan perguruan tinggi di luar negeri khususnya di Tiongkok yang kemudian ingin melanjutkan studi di Indonesia ataupun ingin bekerja di instansi pemerintah atau non pemerintah di Indonesia adalah sebagai berikut:

Langkah pertama:

Memperoleh dokumen CDGDC dengan cara, mendaftar online di situs resmi CDGDC (cdgdc.edu.cn) menyampaikan permohonan dengan menyertakan informasi pribadi. Setelah itu teman-teman perlu mengupload dokumen yang dibutuhkan seperti, copy scan paspor, copy scan ijazah kelulusan dan copy scan transkrip nilai dll. Setelah mengekllik tombol (verifikasi ijazah) pada halaman muka situs tersebut, pemohon dapat melanjutkan proses legalisasi dengan melakukan login dan seterusnya, lalu mengisi alamat pengiriman hasil CDGDC dengan (kode instansi) yaitu 0062 yang merupakan kode yang diberikan CDGDC untuk KBRI Beijing. Dengan demikian dokumen hasil verifikasi pemohon nantinya akan dikirimkan oleh CDGDC ke alamat KBRI Beijing. Sebagai catatan proses memperoleh dokumen CDGDC ini bebas biaya (gratis). 

Langkah kedua:

Memperoleh dokumen Surat Keterangan Sekolah, terdapat dua prosedur yang teman-teman harus ketahui untuk memperoleh dokumen ini yakni terkait apakah universitas dan jurusan teman-teman sudah terdaftar atau belum di Kemenristekdikti dengan cara mengunjungi situs resmi Kemenristekdikti (belmawa.ristekdikti.go.id). 

1. Jika Belum Terdaftar 

Teman-teman perlu mempersiapkan dokumen-dokumen tambahan seperti surat akreditasi kampus dan jurusan, profil kampus, kurikulum dan silabus program yang dapat diperoleh dari  international office di masing-masing kampus teman-teman. Dan usahakan untuk seluruh dokumen sudah diterjemahkan ke dalam bahasa inggris. Kemudian seluruh dokumen-dokumen berikut:

a. Surat akreditasi, profil kampus, kurikulum dan silabus program

b. Dokumen CDGDC 

c. Dokumen lain seperti (Copy Surat Verifikasi, Copy Paspor, Copy Ijazah, Copy Transkrip Nilai, Copy Sertifikat Gelar)

dapat secara langsung diserahkan ke Atdikbud KBRI atau dapat juga dikirimkan via email ke (atdikbud.beijing@yahoo.com) untuk selanjutnya diverifikasi oleh Atdikbud untuk syarat teman-teman memperoleh output dokumen kedua yakni Surat Keterangan Sekolah. 

2. Jika Sudah Terdaftar

Jika kampus dan jurusan teman-teman sudah terdaftar maka teman-teman dapat langsung menyerahkan:

a. Dokumen CDGDC 

b. Dokumen lain seperti (Copy Surat Verifikasi, Copy Paspor, Copy Ijazah, Copy Transkrip Nilai, Copy Sertifikat Gelar)

ke Atdikbud KBRI atau dapat juga dikirimkan via email (atdikbud.beijing@yahoo.com) untuk selanjutnya diverifikasi oleh Atdikbud untuk syarat teman-teman memperoleh output dokumen kedua yakni Surat Keterangan Sekolah.

Langkah ketiga:

Memperoleh SK Penyetaraan Ijazah, memiliki beberapa persyaratan antara lain:

1. Persyaratan Wajib

a. Scan ijazah asli dan berwarna, jika tidak dalam bahasa inggris wajib dilengkapi dengan tambahan scan terjemahan ijazah asli dan berwarna oleh penerjemah tersumpah. Terjemahan dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.

b. Scan Transkrip Akademik asli dan berwarna, jika tidak dalam bahasa Inggris wajib dilengkapi dengan tambahan scan terjemahan ijazah asli dan berwarna oleh penerjemah tersumpah. Terjemahan dalam bahasa Indonesia atau bahasa Inggris.

c. Scan seluruh halaman passport (termasuk seluruh halaman kosong) yang digunakan pada saat studi, disusun berurutan berdasarkan no. Urut halaman dan dijadikan 1 fil. Bagi lulusan program research-based, program sandwich, visa studi dapat diganti dengan visa kunjungan.

d. Scan ijazah asli jenjang pendidikan sebelumnya atau SK Penyetaraan jenjang pendidikan sebelumnya.

e. Informasi mengenai program yang diambil (Silabus, Kurikulum).

(Sumber: ijazahln.ristekdikti.go.id) 

2. Persyaratan Khusus

a. Disertasi lengkap, bagi jenjang doktor

b. Thesis lengkap bagi jenjang Master dengan Riset

c. CDGDC dalam bahasa Inggris oleh penerjemah tersumpah bagi lulusan dari negara China

d. Artikel ilmiah yang dimuat di jurnal Internasional bagi jenjang Doktor atau dimuat minimal pada Proceeding bagi lulusan Program Magister by research atau surat keterangan dari Perguruan Tinggi apabila program tersebut tidak mensyaratkan publikasi artikel ilmiah

(Sumber: ijazahln.ristekdikti.go.id)

3. Persyaratan Tambahan

Persyaratan yang dapat diminta sewaktu-waktu oleh tim penyetaraan ijazah luar negeri jika diperlukan. Persyaratan tambahan meliputi:

a. Progress report yang ditandatangani oleh supervisor yang berisi catatan-catatan pada saat melakukan bimbingan selama melakukan riset.

b. Apabila paspor dan visa hilang harus melampirkan:

  • Surat keterangan hilang dari kepolisian
  • Surat keterangan dari Perguruan Tinggi yang menerangkan bahwa yang bersangkutan pernah melakukan studi dan lulus pada Perguruan Tinggi tersebut.
  • Surat keterangan dari Kntor Perwakilan RI setempat yang menyatakan bahwa yang bersangkutan pernah tinggal dan studi di negara tersebut.

c. Surat tugas belajar yang dikeluarkan oleh Sekretariat Negara bagi Pegawai Negeri Sipil.

d. Bagi lulusan program double degree wajib melampirkan ijazah dan transkrip akademik perguruan tinggi dalam negeri pada program studi yang ditempuh dan dokumen kesepakatan (Memorandum of Understanding (MoU) antar Perguruan Tinggi).

e. Bagi lulusan joint degree wajib melampirkandokumen kesepakatan MoU antar Perguruan Tinggi.

f. Bagi pemohon yang perguruan tinggi dan /atau program studi belum terdaftar pada aplikasi penyetaraan jazah luar negeri wajib melampirkan surat pengakuan terhadap perguruan tinggi dan/atau program studi tersebut dari pemerintah setempat atau Badan Akreditasi atau Kantor Perwakilan RI setempat.

g. Bagi pemohon yang memperoleh ijazah melalui program daring dapat dipertimbangkan untuk disetarakan, apabila perguruan tinggi penyelenggara bereputasi tinggi dan program daring tersebut diakui oleh pemerintah negara setempat sebagai program pendidikan formal yang sah.

h. Kronologis proses pembelajaran dari universitas yang bersangkutan, dan surat keterangan full time student.

i. Resident card/Resident permit

j. Kartu Mahasiswa

Setelah seluruh persyaratan wajib dan khusus dilengkapi, maka langkah selanjutnya adalah:

  1. Pemohon membuat akun pada laman ijazah Luar Negeri
  2. Pemohon memasukkan akun pada laman ijazah Luar Negeri
  3. Pemohon mengisi formulir yang terdapat pada laman penyetaraan ijazah
  4. Pemohon mendapat nomor registrasi, untuk dicatat dan disimpan
  5. Pemohon mengunggah dokumen dari persyaratan wajib dan khusus yang telah dijelaskan diatas. 

Berikut skema alur untuk memperoleh SK penyetaraan ijazah:

(Sumber: ijazahln.ristekdikti.go.id)

Setelah proses SK penyeteraan ijazah selesai dilakukan, hal terakhir yang perlu diketahui adalah terkait ketentuan-ketentuan yang dikeluarkan oleh Kemenristekdikti yakni:

  1. Pemohon yang berhalangan mengambil SK penyetaraan dapat diwakili orang lain dengan membawa surat kuasa bermaterai Rp 6000,- disertai fotokopi kartu identitas diri pemohon dan kartu identitas yang meakili.
  2. Apabila setelah 6 (enam) bulan setelah SK diterbitkan dan tidak diambil oleh pengusul, maka Direktorat Pembelajaran tidak bertanggung jab apabila terjadi kehilangan, kerusakan, dan lain-lain terhadap SK penyetaraan.
  3. Pastikan data yang diisikan benar, apabila terjadi kesalahan pengisian data oleh pengusul, maka SK tidak sapat dicetak ulang, melainkan diganti dengan Surat Keterangan Pengganti SK.
  4. Pengusul dapat melakukan Peninjauan Kembali (PK) atas hasil penilaian penyetaraan apabila hasil penilaian dirasa tidak sesuai dengan semestinya, dengan cara berkirim surat kepada Ditjen Belmawa dengan melampirkan Surat Permohonan Peninjauan Kembali beserta alasannya berikut dokumen-dokumen yang dapat dijadikan pendukung PK tersebut.
  5. Pada saat pengambilan SK Penyetaraan, pemohon membawa pas foto terbaru berpakaian rapi dengan ukuran 3×4 cm, masing-maisng 2 (dua) lembar untuk setiap ijazah yang disetarakan.

Apakah Legalisasi Dokumen dan Penerjamahan (Sworn Translator) diperlukan?

Tergantung kebutuhan. Mengenyam pendidikan di luar negeri tentunya membuahkan dokumen yang menggunakan Bahasa dari negara tempat mengenyam pendidikan. Terkhusus di Tiongkok, ada beberapa kampus yang mengeluarkan dokumen dalam Bahasa mandarin, dan adapula yang mengeluarkan dokumen dalam Bahasa Inggris. Jika belum berbahasa Inggris, ada beberapa kampus yang menyediakan pelayanan untuk legalisasi dan penerjamahan ke dalam Bahasa Inggris. Jika ingin melanjutkan ke pendidikan tinggi di negara tertentu ada yang mengisyaratkan dokumen dalam Bahasa inggris dan telah dinotaris/verifikasikan. Maka dalam kasus ini menjadi perlu untuk dilakukan. Sementara untuk di Indonesia sendiri, sudah cukup dengan Penyetaraan Ijazah dan CDGDC.

Berapa Biaya Legalisasi atau Penerjemahan (Sworn Trasnlator) Dokumen?

Contohnya, di Beijing Jiaotong University mengeluarkan Biaya sekitar 50 Yuan per lembar untuk legalisasi dan terjemah transkrip. Berbeda kondisi ketika kampus tidak menyediakan, dan kita ingin melakukan penerjemahan maka perlu membawanya ke sworn translator setempat (kota) tempat dikeluarkannya dokumen. Semisal di Beijing, bisa dilakukan di 北京市方圆公证处. Disini harga dokumen yang mau dilegalisasi bergantung dari negara tujuan. Per lembar bisa mencapai 100 hingga 500 Yuan. Tergantung dari kebutuhan. 

Bagan Skema Legalisasi Dokumen

Skema legalisasi dokumen dilakukan oleh mahasiswa yang telah lulus menempuh pendidikan di Luar Negeri dan ingin melanjutkan studinya di negara yang lain, maka dalam prosesnya dibutuhkan legalisir dokumen di kampus tempat studi terlebih dahulu berupa ijazah dan trankrip, atau jika dibutuhkan, teman-teman dapat melakukan legalisir dokumen di notaris yang hanya bisa dilakukan di (kota tempat dikeluarkannya dokumen). Untuk kelanjutannya, proses ini sebenarnya dilakukan dengan menyesuaikan persyaratan dan ketentuan yang diminta oleh pihak univeritas di negara yang akan kita pilih untuk melanjutkan studi teman-teman.

Referensi:
http://ijazahln.ristekdikti.go.id/ijazahln/site/tata-cara.html 

“Panduan Veriffikasi CDGDC,” https://www.ppitiongkok.org/panduan-verifikasi-ijazah-cdgdc/ 

https://belmawa.ristekdikti.go.id/penyetaraan-ijazah-luar-negeri-online/

Hasil Tanya Jawab dengan Alumni dan beberapa pihak instansi.

Penulis: 

Annisa Dewanti Putri, Mahasiswa Beijing Jiaotong University (BJTU)

Elmy Nur Azizah, Mahasiswa Bejing University of Chemical and Technology (BUCT)

Editor:

Hilyatu Millati Rusdiyah, Chongqing University (CQU)

Leave a Reply:

Your email address will not be published.